Konsep Dasar Manajemen Peserta Didik

Manajemen Peserta Didik merupakan gabungan dari dua makna. Makna yang pertama adalah manajemen yang berarti segenap proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan pengawasan segala upaya pemberdayaan sumberdaya yang ada untuk mencapaian tujuan secara efektif dan efisien. Makna yang kedua adalah peserta didik, yang berarti anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan diri dan potensi melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur (formal, nonformal, informal), jenjang (dasar, menengah, tinggi) dan jenis pendidikan (umum, kejuruan, akademik, profesi, vokasi, keagamaan, khusus) tertentu.

Tiga jalur dalam pendidikan saling melengkapi dalam upaya pencapaian tujuan pendidikan. Jalur formal dalam pendidikan biasa dikenal sebagai pendidikan sekolah. Jalur formal memiliki jenjang pendidikan yang jelas, diantaranya: pendidikan dasar (SD/MI), menengah (SMP/MTs dan SMA/SMK/SMEA/MA), dan tinggi. Sedangkan jalur pendidikan non formal merupakan jalur pendidikan yang tetap jelas jenjangnya namun sifatnya tidak terlalu mengikat dan formal layaknya pendidikan persekolahan, misalkan bimbingan belajar atau kursus. Jalur informal, pendidikan yang dilakukan di dalam keluarga, merupakan aspek yang dianggap penting dalam pembekalan awal peserta didik dalam menempuh proses pendidikan di dua jalur lainnya.

Sekurang-kurangnya Manajemen Peserta Didik memiliki dua fungsi utama sebagaimana fungsi manajemen pada umumnya. Fungsi pertama adalah fungsi manajerial yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controling atau biasa disingkat dengan POAC. Fungsi manajerial ini merupakan fungsi pokok dalam manajemen. Artinya fungsi manajerial (POAC) diterapkan dalam berbagai aspek yang dikerjakan dalam pengelolaan peserta didik. Fungsi ini dikomandoi oleh seorang manajer atau pimpinan baik pada suatu organisasi maupun pada bagian/divisi dari organisasi itu sendiri. Fungsi yang kedua adalah fungsi operasional, diantaranya: rekruitmen, seleksi, penempatan, orientasi, pengembangan, BK, layanan tambahan, pemberhentian, sistem informasi kesiswaan. Dapat dipahami bahwa fungsi operasional merupakan pelaksanaan tiap tahap/variabel dan bagian dalam upaya pencapaian tujuan manajemen.

Fungsi manajerial yang pertama adalah perencanaan. Dalam perencanaan manajemen harus menetapkan hal utama yaitu tujuan dan arah. Setelah menentukan tujuan dan arah: “kemana peserta didik akan dibawa”, barulah membuat keputusan perihal alternatif apa yang akan diambil mengingat sangat banyak cara dan pilihan untuk mencapai tujuan. Beberapa hal yang ditentukan dalam tahap perencanaan diantaranya: strategi, kebijakan, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, standar yang dibutuhkan. Bagaimana strategi untuk mencapai tujuan, kebijakan apa yang ditempuh, program seperti apa yang akan dilaksanakan, apa saja tahapan-tahapan yang mesti dilalui, metode seperti apa yang digunakan, berapa perhitungan biayanya, serta menetapkan standard seperti apa yang dianggap sebagai sebuah keberhasilan pencapaian tujuan manajemen.

Setelah perencanaan selesai, dilanjutkan dengan pengorganisasian. Bagaimana seorang manajer dan jajarannya dapat menetapkan sumberdaya apa yang akan digunakan, membentuk sebuah tim kerja yang solid dengan pembagian tugas (job description) yang jelas, serta pengaturan alur kerja yang jelas dan rapih sehingga nanti tidak ada overlapping dalam pelaksanaanya.

Setelah rancangan perencanaan dan pengorganisasian telah rampung, dilakukanlah pengarahan terhadap jajaran dan anggota organisasi tentang apa dan bagaimana masing-masing pekerjaan dilakukan. Dalam fungsi pengarahan ini seorang manajer harus mampu membuat orang mau bekerja dan dapat mengkomunikasikan arahan-arahannya dengan baik kepada jajarannya agar mudah ditangkap dan dicerna. Artinya ia harus memiliki kecakapan dalam hal komunikasi interpersonal. Tak lupa motivasi juga harus diberikan kepada jajarannya serta yang terakhir adalah bagaimana ia mampu menanamkan kedisiplinan dalam bekerja.

Bersamaan dengan dijalankannya pekerjaan setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan dilakukan, diperlukan pengawasan terhadap kinerja organisasi (controlling). Dala, fungsi pengawasan ini, pekerjaan diawasi, apakah sesuai dengan rencana, apakah tujuan tercapai, apakah terjadi penyimpangan, dll. Sehingga kualitas kinerja dapat dihasilkan secara maksimal.

Hal-hal yang sekiranya akan dikelola dengan fungsi POAC ini diantaranya adalah rekrutmen. Bagaimana agar masyarakat tertarik untuk mendaftar di lembaga pendidikan yang kita kelola. Publikasi, iklan, sosialisasi, dll. Selanjutnya seleksi. Dalam seleksi peserta didik, harus ditetapkan siapa sasarannya, bagaimana proses seleksinya, apa standard input-dalam hal ini peserta didik-yang diinginkan, dll. Setelah murid yang diinginkan sudah terseleksi sesuai standard, tidak berhenti di situ, tapi peserta didik ditempatkan dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu, semisal pembagian kelas berdasar tingkat pemahaman, manajemen kelas, penjurusan, dll. Langkah selanjutnya orientasi. Peserta didik diperkenalkan dengan lingkungan belajarnya. Mulai dari kepala sekolah, guru, karyawan, teman-teman, fasilitas-fasilitas sekolah, hingga tata tertib. Kita juga harus memikirkan bagaimana pengembangan potensi peserta didik dilakukan, semisal ekstrakurikuler yang merupakan pengembangan minat dan bakat atau OSIS yang melatih kecakapan peserta didik dalam berorganisasi. Konseling sangat diperlukan karena pasti akan ada konflik yang terjadi pada peserta didik baik dengan diri sendiri, teman sebayanya, guru atau bahkan orangtuanya. Fasilitas dan layanan untuk pesera didik juga perlu diperhatikan, seperti beasiswa, tempat ibadah, UKS, kantin, lapangan olah raga, dll. Manajemen juga harus siap dalam menghadapi keadaan ketika peserta didik mengajukan atau diharuskan untuk sign out yang bisa terjadi lantaran drop out, pindah, maupun lulus. Hal yang terakhir adalah sekiranya dalam pengelolaan peserta didik, semua didukung dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada. Semua harus teratur dalam sebuah sistem informasi yang jelas. Sehingga arsip-arsip tentang peserta didik dan pengelolaannya dapat tertata dengan rapih dan aman.